REGOLAMENTO UFFICIALE VOLTA | 2026

PREFAZIONE

Il presente regolamento disciplina in ogni sua parte lo svolgimento di Volta 2026, evento fotografico dedicato al mondo del cosplay organizzato dall’Associazione Obiettivo Cosplay, con il patrocinio dei Comuni di Volta Mantovana, Mantova, Ponti sul Mincio, Sabbioneta, Gazoldo degli Ippoliti, Monzambano e di altri enti e istituzioni locali.

L’EVENTO AVRA’ LUOGO NEI GIORNI 8 – 9 – 10 MAGGIO 2026

Volta nasce come un progetto unico nel suo genere: un evento che unisce fotografia, arte e interpretazione offrendo a cosplayer e fotografi selezionati l’opportunità di creare immagini straordinarie in location storiche e scenografiche di rara bellezza.

L’obiettivo non è soltanto realizzare scatti di alta qualità, ma costruire un contesto in cui creatività, collaborazione, rispetto e passione siano al centro di ogni attività. Volta vuole essere un punto di incontro tra professionisti e appassionati del settore, un luogo dove ogni partecipante possa esprimere il proprio talento e la propria visione artistica in un clima sereno e rispettoso.

La filosofia dell’evento si fonda su alcuni principi fondamentali:

• Selezione e qualità – Volta è un evento a numero chiuso e a partecipazione selezionata. La qualità artistica e umana dei partecipanti è la chiave per garantire un’esperienza unica a tutti.
• Collaborazione e rispetto reciproco – La relazione tra cosplayer e fotografi è al centro dell’evento. Ogni progetto nasce dal confronto, dalla comunicazione e dal rispetto delle esigenze di entrambe le parti.
• Tutela delle location e del patrimonio storico – Tutte le aree messe a disposizione sono beni di grande valore artistico e culturale. Preservarle è un dovere di ogni partecipante.
• Chiarezza e trasparenza – Ogni fase dell’evento, dalla selezione alla pubblicazione delle immagini, segue regole chiare e precise. Il rispetto di tali regole è condizione indispensabile per partecipare.
• Valorizzazione dell’arte e della creatività – Volta sostiene la libera espressione artistica e promuove la fotografia come forma d’arte, nel rispetto della legalità, dell’etica e della dignità di ogni persona.
• Comunità, condivisione e appartenenza – Volta non è soltanto un evento: è un punto d’incontro per una comunità viva, appassionata e creativa. Chi partecipa porta con sé un bagaglio di esperienze, amicizie, progetti e sogni, e trova in Volta un luogo dove tutto questo può crescere ed evolversi.

Qui, tra le atmosfere suggestive delle location storiche, si intrecchiano collaborazioni, nascono nuove amicizie e si rafforzano legami che spesso continuano ben oltre i giorni della manifestazione.

Perché Volta è anche questo: uno spazio in cui il talento individuale diventa forza collettiva, in cui la fotografia e il cosplay si fondono con la voglia di condividere e di costruire qualcosa insieme.

Per questo, l’evento dedica particolare attenzione anche ai momenti conviviali e agli spazi pensati per la socialità, perché crediamo che il valore più grande non nasca soltanto dallo scatto perfetto, ma dalle persone che lo rendono possibile.

Il regolamento che segue definisce con precisione diritti, doveri, limiti e responsabilità di ogni soggetto coinvolto: organizzatori, partecipanti, assistenti e collaboratori. L’accettazione integrale e incondizionata di ogni articolo è condizione necessaria e imprescindibile per partecipare all’evento.

L’Associazione Obiettivo Cosplay si riserva il diritto di non ammettere o espellere chiunque violi le norme qui contenute o tenga comportamenti contrari ai principi ispiratori dell’evento.

Partecipare a Volta significa aderire non solo a un regolamento, ma a una visione condivisa dell’arte, del rispetto, della collaborazione e della comunità.

SEZIONE A – DISPOSIZIONI GENERALI

Art. 1 – Oggetto e finalità del regolamento

1. Il presente Regolamento definisce in modo chiaro e completo lo svolgimento dell’evento Volta 2026, organizzato dall’Associazione Obiettivo Cosplay (di seguito nominato Organizzatore),con il patrocinio dei Comuni e degli Enti che collaborano alla sua realizzazione. Esso stabilisce diritti, doveri, modalità di partecipazione e norme di condotta per tutti i soggetti coinvolti.

2. Le disposizioni si applicano a:

• tutti i partecipanti selezionati (cosplayer, fotografi, videomaker);
• gli assistenti e gli accompagnatori accreditati;
• i volontari e i collaboratori dell’organizzazione;
• ogni altra persona che, a qualunque titolo, partecipi o operi nell’ambito dell’evento.

3. Le finalità del presente regolamento sono:

• garantire sicurezza, rispetto e trasparenza nello svolgimento di tutte le attività;
• assicurare un’esperienza serena, ordinata e inclusiva a ogni partecipante;
• tutelare le location e il patrimonio storico-artistico messo a disposizione;
• preservare l’immagine dell’evento e dell’associazione organizzatrice;
• promuovere la collaborazione artistica tra fotografi e cosplayer nel pieno rispetto reciproco.

4. L’accettazione integrale del presente Regolamento è obbligatoria e vincolante per la partecipazione a Volta 2026. L’iscrizione o la partecipazione comportano la piena conoscenza del regolamento e l’impegno a rispettarlo in ogni sua parte. Non saranno ammesse eccezioni o deroghe, salvo nei casi debitamente motivati e documentati, subordinati a preventiva ed esplicita approvazione dell’organizzatore.

5. I soggetti destinatari del presente Regolamento sono tenuti a richiedere all’Organizzatore ogni chiarimento necessario in merito alle disposizioni in esso contenute prima della partecipazione e non potranno, in alcun caso, eccepire la mancata comprensione delle stesse.

6. L’organizzazione si riserva la facoltà di aggiornare o integrare il presente Regolamento qualora intervengano variazioni normative, logistiche o organizzative. Ogni modifica sarà pubblicata sul sito ufficiale e notificata agli interessati.

Art. 2 – Il portale e gli strumenti ufficiali di comunicazione

1. Il portale web www.ilvolta.com costituisce l’unico strumento ufficiale per la gestione delle iscrizioni, la consultazione delle informazioni, la pianificazione dei set fotografici e la comunicazione con l’organizzazione. Tutti i partecipanti sono tenuti a consultarlo regolarmente e ad utilizzarlo secondo le istruzioni fornite.

2. L’uso del portale e dei canali ufficiali (sito web, email, gruppi Facebook e Telegram dell’evento) è parte integrante dell’esperienza di partecipazione. La mancata adesione o l’uso scorretto di tali strumenti può comportare l’esclusione o la perdita di alcune funzionalità operative necessarie alla partecipazione.

3. Sul portale saranno disponibili:

• i profili dei partecipanti con le informazioni essenziali per la pianificazione dei set;
• il sistema di appuntamenti ufficiale, che rappresenta l’unico metodo riconosciuto per la prenotazione e l’organizzazione degli shooting;
• la mappa interattiva delle location, integrata con Google Maps e Google Drive, per facilitare gli spostamenti e la conoscenza dei luoghi;
• un sistema di messaggistica interna, dedicato esclusivamente ai partecipanti ammessi, che consente di comunicare in modo diretto e riservato con altri utenti registrati e con l’organizzazione;
• eventuali comunicazioni ufficiali, aggiornamenti e avvisi pubblicati dall’organizzazione.

4. Requisiti tecnici minimi Per il corretto utilizzo del portale www.ilvolta.com e dei canali ufficiali, ogni partecipante deve disporre di:

• un indirizzo email valido e presidiato;
• un account Facebook attivo (obbligatorio) per l’accesso ai gruppi privati dell’evento;
• browser aggiornato su desktop o mobile e connettività dati durante l’evento;
• (raccomandati) account Telegram e Instagram per facilitare comunicazioni e visibilità dei contenuti.

5. Canali ufficiali e priorità delle comunicazioni Il portale costituisce il canale principale per: profili dei partecipanti, sistema di booking, mappa interattiva e messaggistica interna. Il gruppo Facebook “Volta Communications” è canale ufficiale per avvisi e aggiornamenti operativi. L’iscrizione a tale gruppo è richiesta. Il gruppo “Volta Free Talks” è consigliato per il confronto tra partecipanti.

In caso di disservizi tecnici del portale o del gruppo Facebook, l’organizzazione utilizzerà email e canali alternativi indicati sul sito. È responsabilità dei partecipanti monitorare regolarmente i canali ufficiali.

6. La messaggistica integrata nel portale è lo strumento privilegiato per comunicazioni operative (appuntamenti, variazioni, logistica) tra partecipanti e con lo staff. Le comunicazioni via canali esterni (DM social, chat private) non sono coperte dall’organizzazione e restano sotto piena responsabilità degli interessati. Il portale registra in modo essenziale le interazioni necessarie alla gestione dell’evento, nel rispetto dell’informativa privacy.

7. Riservatezza, netiquette e uso corretto dei dati Dati, contatti e contenuti disponibili sul portale e nei gruppi privati sono confidenziali e destinati esclusivamente all’uso interno dell’evento.

Non è consentito:

• diffondere a terzi elenchi, contatti o contenuti prelevati dai canali ufficiali;
• effettuare raccolta massiva (scraping) di dati;
• utilizzare i canali ufficiali per comunicazioni non attinenti all’evento, promozioni o spam;
• trasferire all’esterno, senza consenso, screenshot o copie di conversazioni private.

Le violazioni potranno essere segnalate e valutate ai sensi del presente Regolamento.

8. L’utilizzo corretto del portale è considerato requisito essenziale per la partecipazione. Qualsiasi accordo preso tra i partecipanti al di fuori del sistema ufficiale non sarà riconosciuto dall’organizzazione, che declina ogni responsabilità in merito a incomprensioni, disguidi o danni derivanti da tali accordi.

9. Oltre al portale, l’organizzazione mantiene canali social privati su Facebook, ad accesso riservato esclusivamente ai partecipanti selezionati:

• Volta Communications, gruppo ufficiale per comunicazioni e avvisi dell’organizzazione;
• Volta Free Talks, gruppo dedicato al confronto e alla libera comunicazione tra i partecipanti.

Entrambi i gruppi sono privati e soggetti ad approvazione preventiva da parte dell’organizzazione.

10. È obbligatoria l’iscrizione al gruppo Volta Communications per ricevere tutte le comunicazioni ufficiali relative all’evento. Si raccomanda fortemente l’iscrizione anche a Volta Free Talks per favorire la collaborazione e il dialogo tra i partecipanti.

11. Tutte le informazioni, i materiali, i contatti e i contenuti diffusi tramite i canali ufficiali dell’evento sono da considerarsi strettamente confidenziali e destinati esclusivamente ai partecipanti. È espressamente proibita la divulgazione a terzi senza il consenso scritto dell’organizzazione.

Art. 3 – Obblighi generali dei partecipanti

1. Ogni partecipante, con l’iscrizione e l’accettazione del regolamento, si impegna a:

• mantenere in ogni momento un comportamento corretto, rispettoso e collaborativo verso gli altri partecipanti, i volontari e l’organizzazione;
• rispettare con la massima cura le location, le strutture e i beni concessi in uso, evitando qualsiasi azione che possa danneggiarli o comprometterne l’integrità;
• attenersi alle norme di sicurezza, alle istruzioni del personale e ai regolamenti vigenti nei luoghi dell’evento;
• utilizzare esclusivamente i canali ufficiali (portale, messaggistica integrata e gruppi social privati) per comunicare e pianificare i set fotografici;
• attenersi con attenzione a orari, scadenze e procedure stabilite dall’organizzazione.

2. È vietato assumere comportamenti o linguaggi che possano arrecare disturbo, disagio, danno o imbarazzo ad altri partecipanti o all’organizzazione, sia durante l’evento sia attraverso canali digitali o social network.

3. Ogni partecipante è responsabile dei propri beni, attrezzature e costumi. L’organizzazione non risponde di furti, smarrimenti o danni, salvo i casi di comprovata responsabilità diretta.

4. Tutti i partecipanti sono tenuti ad adottare condotte etiche e professionali in ogni fase dell’evento, comprese le interazioni online che precedono o seguono la manifestazione. Sono vietati atteggiamenti offensivi, discriminatori, diffamatori o lesivi dell’immagine dell’evento o dei suoi membri. Tali comportamenti potranno comportare richiami, sospensioni o l’allontanamento immediato dall’evento, oltre all’esclusione dalle edizioni future.

5. Ogni partecipante deve disporre di un account Facebook valido e funzionante per l’accesso ai gruppi ufficiali. Si raccomanda inoltre la disponibilità di un account Telegram e Instagram per facilitare la comunicazione tra i membri della community e migliorare l’esperienza organizzativa.

6. L’organizzazione potrà intervenire in qualunque momento con richiami, sospensioni temporanee o revoca della partecipazione qualora un soggetto violi anche una sola disposizione del presente regolamento o comprometta la serenità, la sicurezza o la reputazione dell’evento.

Art. 4 – Codice Etico Comportamentale

1. Il Codice Etico Comportamentale di Volta 2026 rappresenta il fondamento morale e civile dell’evento. Tutti i partecipanti, senza eccezione, sono tenuti a mantenere atteggiamenti ispirati a educazione, rispetto, collaborazione e responsabilità personale.

2. Ogni partecipante è tenuto a:

• comportarsi in modo professionale e corretto, evitando atteggiamenti offensivi, polemici o provocatori;
• rispettare la libertà e la dignità personale di tutti i presenti, evitando contatti fisici non richiesti o comportamenti che possano essere percepiti come invadenti o inappropriati;
• mantenere un linguaggio civile e rispettoso in ogni circostanza, sia durante l’evento che nelle comunicazioni digitali o sui social;
• favorire un clima di cooperazione e serenità, contribuendo attivamente alla buona riuscita della manifestazione;
• rispettare la privacy dei partecipanti, evitando la diffusione di informazioni o immagini senza consenso.

3. Sono considerati comportamenti contrari al presente Codice:

• molestie, atteggiamenti discriminatori o denigratori basati su genere, aspetto, etnia, orientamento, opinioni o altri elementi personali;
• diffusione di contenuti offensivi, volgari o lesivi dell’immagine di altri partecipanti o dell’evento stesso;
• abusi di potere o atteggiamenti che generino soggezione o disagio;
• comportamenti aggressivi, prevaricatori o ostili, anche in forma verbale o digitale.

4. L’organizzazione adotterà un approccio rigoroso verso ogni violazione del Codice Etico. In base alla gravità del comportamento, potrà adottare provvedimenti immediati quali:

• richiamo ufficiale;
• sospensione o allontanamento temporaneo dalle attività;
• espulsione dall’evento;
• esclusione permanente dalle edizioni future.

5. Ogni provvedimento potrà essere applicato anche a seguito di segnalazione documentata da parte di altri partecipanti o volontari, e verrà valutato in modo imparziale dall’organizzazione. In caso di espulsione, il partecipante perderà ogni diritto di rimborso o beneficio correlato all’evento.

Art. 5 – Selezione e criteri di ammissione

1. L’ammissione a Volta 2026 è subordinata a un processo di selezione preventiva, volto a garantire che tutti i partecipanti contribuiscano in modo positivo alla qualità artistica, alla sicurezza e al corretto svolgimento dell’evento.

2. La selezione è riservata agli utenti regolarmente iscritti al portale www.ilvolta.com. Ogni candidato, al momento della domanda di partecipazione, dovrà fornire le informazioni e i materiali richiesti dal sistema di registrazione. La mancata o incompleta compilazione della domanda comporterà l’esclusione automatica dalla selezione.

3. La valutazione delle candidature è affidata a una commissione interna composta da figure di comprovata esperienza nel settore della fotografia e del cosplay, designate dall’organizzazione. Il numero, l’identità e le modalità operative dei membri della commissione sono strettamente riservati e non saranno in alcun modo resi pubblici, al fine di preservare la libertà e l’imparzialità di giudizio.

4. La valutazione delle candidature avviene sulla base di principi generali di qualità, coerenza e rispetto:

• qualità artistica e tecnica del materiale presentato;
• coerenza con lo spirito e gli obiettivi dell’evento;
• rispetto delle norme di comportamento e delle finalità del regolamento;
• equilibrio generale nella composizione dei gruppi di partecipanti (fotografi, cosplayer, videomaker).

5. I giudizi espressi dalla commissione sono insindacabili e definitivi. L’organizzazione non è tenuta a comunicare i motivi dell’esclusione o l’esito dettagliato delle valutazioni. L’elenco dei partecipanti ammessi sarà comunicato esclusivamente in forma privata, tramite email personale.

6. L’intero processo di selezione, comprese le comunicazioni e i materiali inviati dai candidati, è soggetto a tutela della privacy e riservatezza assoluta. Tutti i dati raccolti saranno utilizzati unicamente per le finalità organizzative dell’evento e gestiti nel pieno rispetto della normativa vigente.

7. I membri della commissione di valutazione sono tenuti a operare secondo un Codice Etico interno, basato su imparzialità, riservatezza e professionalità. Ogni giudice si impegna a:

• mantenere la più completa neutralità e obiettività nelle proprie valutazioni;
• astenersi dal valutare candidature di persone con cui intrattenga rapporti personali o professionali diretti;
• non divulgare in alcun modo informazioni relative ai candidati o ai punteggi assegnati;
• rispettare la confidenzialità assoluta del proprio ruolo e delle proprie credenziali di accesso.

8. Il processo di selezione per l’edizione Volta 2026 seguirà il seguente calendario:

• Apertura delle candidature: 14 novembre 2025, ore 21:00
• Chiusura delle candidature: 10 dicembre 2025, ore 21:00
• Comunicazione dei risultati: 21 dicembre 2025

Le candidature inviate oltre il termine di chiusura non saranno prese in considerazione. La comunicazione dei risultati avverrà esclusivamente tramite email privata inviata all’indirizzo fornito in fase di registrazione. È responsabilità del candidato verificare la correttezza dell’indirizzo email fornito e controllare anche la cartella spam/posta indesiderata nelle ore e nei giorni successivi alla comunicazione ufficiale.

9. I partecipanti ammessi dovranno confermare la propria adesione entro 15 giorni dalla ricezione della comunicazione di ammissione, secondo le modalità indicate dall’organizzazione nella comunicazione di ammissione. La mancata conferma entro tale termine comporterà la decadenza automatica dal diritto di partecipazione e verrà considerato come un ritiro ingiustificato.

10. L’organizzazione si riserva di sostituire, integrare o modificare la composizione della commissione in qualunque momento, qualora lo ritenga necessario per assicurare il corretto svolgimento delle valutazioni.

Art. 6 – Sicurezza, privacy e protezione dei dati

1. L’Associazione Obiettivo Cosplay, in qualità di organizzatore dell’evento Volta 2026, si impegna a offrire ai partecipanti un’esperienza serena e rispettosa, nel pieno rispetto delle norme di sicurezza, privacy e protezione dei dati personali. L’organizzazione opera con la massima cura nella selezione e nella gestione delle location, pur nella consapevolezza delle caratteristiche intrinseche di ciascun sito storico o naturalistico messo a disposizione.

2. Alcune delle location utilizzate durante l’evento presentano caratteristiche architettoniche, morfologiche o ambientali che, per la loro natura storica o paesaggistica, non consentono l’implementazione di misure di messa in sicurezza strutturale comparabili a quelle di ambienti moderni o controllati. Tali luoghi possono includere pavimentazioni irregolari, dislivelli, scalinate, aree aperte o prive di barriere protettive, superfici scivolose o altri elementi che richiedono particolare attenzione e prudenza da parte dei partecipanti. In considerazione di ciò, è richiesto a tutti i partecipanti, al momento dell’accredito, di sottoscrivere e consegnare una manleva di esonero della responsabilità, mediante la quale dichiarano di essere pienamente consapevoli delle condizioni dei luoghi e sollevano l’organizzazione da ogni responsabilità per eventuali infortuni, incidenti o danni a persone o cose derivanti dalla frequentazione delle location, salvo comprovata responsabilità diretta e intenzionale dell’organizzazione stessa.

3. Data la natura delle location e le condizioni sopra descritte, si raccomanda vivamente a ciascun partecipante di valutare l’opportunità di sottoscrivere una polizza assicurativa personale a copertura di eventuali infortuni, danni a terzi o responsabilità civile connesse alla partecipazione all’evento. L’organizzazione, pur adoperandosi per garantire il miglior svolgimento possibile delle attività, non è in condizione di fornire una copertura assicurativa collettiva a tutti i partecipanti in modo compatibile con la sostenibilità organizzativa ed economica dell’evento. Ogni partecipante è pertanto responsabile della propria incolumità e della valutazione dei rischi connessi alla propria presenza nelle location dell’evento.

4. Tutti i partecipanti sono tenuti a collaborare attivamente per mantenere le condizioni di sicurezza generale. In particolare, dovranno:

• attenersi alle indicazioni fornite dal personale addetto e dai volontari;
• segnalare immediatamente eventuali situazioni di pericolo, comportamenti sospetti o danni alle strutture;
• rispettare le aree a accesso limitato o vietato, salvo specifica autorizzazione dell’organizzazione;
• adottare un comportamento prudente e responsabile in ogni momento.

5. L’organizzazione declina ogni responsabilità per incidenti, infortuni, danni o perdite che si verifichino a causa di comportamenti imprudenti, negligenze o inosservanza delle disposizioni del presente regolamento. Tuttavia, garantirà sempre la presenza di volontari formati presso l’Info point, in alcuni casi direttamente nelle locations e, ove possibile, contatti con le autorità competenti per interventi tempestivi in caso di emergenza.

6. In merito al trattamento dei dati personali, l’organizzazione dichiara di operare nel pieno rispetto del Regolamento Europeo (UE) 2016/679 – GDPR e della normativa italiana vigente in materia di privacy. I dati forniti dagli utenti saranno utilizzati esclusivamente per le finalità connesse all’organizzazione e alla gestione dell’evento, e conservati per il tempo strettamente necessario a tali scopi.

7. Le informazioni raccolte durante la fase di iscrizione e selezione (dati anagrafici, contatti, portfolio fotografici o artistici, immagini e documenti caricati sul portale) saranno trattate mediante strumenti informatici sicuri e accessibili solo al personale autorizzato. In nessun caso tali dati verranno ceduti a terzi non direttamente coinvolti nell’organizzazione dell’evento.

8. I partecipanti hanno diritto, in qualsiasi momento, a:

• accedere ai propri dati personali;
• chiederne la rettifica o la cancellazione, nei limiti compatibili con le esigenze organizzative dell’evento;
• richiedere chiarimenti o esercitare i propri diritti tramite comunicazione scritta all’indirizzo email ufficiale privacy@ilvolta.com (o altro indirizzo che sarà indicato sul portale).

9. L’organizzazione si riserva la facoltà di adottare, ove necessario, sistemi di monitoraggio e controllo all’interno delle aree dell’evento, finalizzati esclusivamente alla tutela della sicurezza collettiva e alla salvaguardia delle strutture e dei beni concessi in uso.

10. Ogni partecipante è tenuto a custodire con attenzione i propri dispositivi elettronici, account e credenziali di accesso al portale o ai gruppi social privati. L’uso improprio o la condivisione non autorizzata di tali credenziali sarà considerato una violazione grave del regolamento e potrà comportare la sospensione immediata dall’evento.

11. Con la partecipazione all’evento, ogni utente accetta che l’organizzazione possa utilizzare, nei limiti del buon senso e del rispetto della dignità personale, immagini, video o registrazioni realizzate durante la manifestazione per finalità esclusivamente promozionali o documentative, nel pieno rispetto dei diritti d’autore e dell’immagine di ciascun partecipante. In tali casi, l’organizzazione garantirà sempre l’attribuzione corretta dei crediti fotografici e artistici.

12. La partecipazione a Volta 2026 implica l’accettazione integrale delle norme di sicurezza, privacy e gestione dei dati contenute nel presente articolo. La mancata osservanza di tali norme potrà comportare l’immediata revoca della partecipazione e, nei casi più gravi, l’esclusione dalle future edizioni dell’evento.

13. Sicurezza informatica (ICT) e buone prassi Per la tutela dei propri dati e degli strumenti informatici, i partecipanti sono tenuti a:

• non condividere credenziali o codici di accesso; lo staff non richiede mai password;
• utilizzare password robuste ed evitare l’accesso da dispositivi pubblici o non sicuri;
• verificare mittenti e link prima di cliccare (prevenzione phishing);
• segnalare tempestivamente allo staff messaggi sospetti, accessi anomali o tentativi di truffa;
• mantenere aggiornati browser e sistemi operativi sui dispositivi utilizzati durante l’evento.

L’organizzazione adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati, secondo quanto previsto dall’Informativa Privacy disponibile sul portale.

SEZIONE B – ISCRIZIONE E SVOLGIMENTO

Art. 7 – Modalità di iscrizione

1. Le iscrizioni al portale ufficiale www.ilvolta.com sono aperte a tutti gli utenti interessati a partecipare all’evento Volta 2026 in qualità di cosplayer, fotografo o videomaker. La registrazione al portale non costituisce automaticamente ammissione all’evento, ma rappresenta il primo passo necessario per accedere alla fase di selezione.

2. L’iscrizione al portale richiede:

• un indirizzo email valido e funzionante;
• l’accettazione integrale del presente regolamento;
• la compilazione completa del modulo di registrazione con dati veritieri e aggiornati.

3. Una volta registrato al portale, l’utente potrà accedere al form di candidatura per l’edizione Volta 2026 nel periodo stabilito e pubblicato sul sito ufficiale. Tutte le candidature devono essere inviate esclusivamente attraverso tale sistema. Non saranno accettate richieste presentate in altre modalità (email dirette, messaggi privati o altri canali social).

4. La candidatura dovrà contenere le informazioni richieste dal modulo, tra cui:

• dati anagrafici e di contatto;
• portfolio fotografico o artistico, secondo la categoria di appartenenza;
• eventuali note aggiuntive utili alla valutazione.

5. Il partecipante è responsabile della veridicità e completezza delle informazioni fornite. La presentazione di dati falsi o incompleti comporterà l’immediata esclusione dalla selezione o, se già ammesso, la revoca della partecipazione.

6. Il materiale presentato nel portfolio deve rappresentare in modo realistico il livello tecnico e artistico attuale del candidato. A tal fine, saranno presi in considerazione esclusivamente lavori recenti, salvo casi di comprovata eccezionalità valutati a discrezione della commissione. La presentazione di portfolio datati o non rappresentativi potrà comportare una penalizzazione nella valutazione complessiva della candidatura, senza pregiudicare tuttavia la possibilità di selezione qualora altri elementi risultino di particolare rilievo.

7. L’iscrizione al portale e la candidatura all’evento comportano l’autorizzazione all’organizzazione al trattamento dei dati personali ai fini della selezione e della gestione dell’evento, nel rispetto della normativa vigente.

8. Per essere ammessi all’evento, tutti i partecipanti accreditati devono consegnare, al momento dell’accredito presso l’Info Point, la liberatoria fotografica e la manleva di responsabilità, debitamente compilate in modo chiaro e leggibile. La documentazione viene inviata a ciascun partecipante tramite email in fase di conferma dell’ammissione ed è inoltre disponibile in ogni momento sul portale ufficiale www.ilvolta.com. La consegna completa e corretta di tali moduli costituisce requisito indispensabile per il rilascio del badge e per la partecipazione all’evento.

9. Le liberatorie e le manleve raccolte vengono trattate nel pieno rispetto della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 – GDPR) e sono utilizzate esclusivamente per le finalità organizzative e di tutela previste dal presente regolamento. La documentazione viene archiviata in forma riservata e custodita dall’organizzazione per il tempo strettamente necessario alla gestione dell’evento e delle sue successive edizioni, dopodiché potrà essere cancellata o anonimizzata. La partecipazione all’evento implica il consenso informato al trattamento dei dati forniti, limitatamente agli scopi indicati, e non comporta in alcun modo la cessione dei dati a soggetti terzi non autorizzati. Le modalità dettagliate di trattamento dei dati personali sono consultabili nell’Informativa Privacy disponibile sul portale ufficiale www.ilvolta.com.

Art. 8 – Selezione e conferma della partecipazione

1. La selezione delle candidature avverrà secondo le modalità previste dall’Art. 5 – Selezione e criteri di ammissione, con l’obiettivo di garantire equilibrio tra le diverse categorie di partecipanti e mantenere alto il livello artistico e tecnico dell’evento.

2. L’elenco dei partecipanti ammessi sarà comunicato esclusivamente tramite email privata all’indirizzo fornito in fase di iscrizione. Nessun elenco pubblico dei candidati o dei selezionati verrà pubblicato, a tutela della riservatezza dei partecipanti e dei giudici.

3. In caso di ammissione, il partecipante riceverà:

• una comunicazione ufficiale di conferma;
• le istruzioni operative per completare la registrazione definitiva;
• i link di accesso ai gruppi social privati e alle risorse dedicate ai partecipanti ammessi.

4. Con la conferma dell’ammissione, il partecipante accetta in modo definitivo e vincolante tutte le disposizioni del presente regolamento e si impegna a rispettarle integralmente per tutta la durata dell’evento.

5. L’organizzazione non procederà in alcun caso a ripescaggi di candidati non selezionati, nemmeno in presenza di rinunce o ritiri di partecipanti già ammessi. La selezione viene condotta valutando contestualmente tutte le candidature e l’equilibrio complessivo dei partecipanti. Eventuali posti rimasti vacanti non verranno riassegnati.

Art. 9 – Rinunce, ritiri

1. È ammesso il ritiro per motivi personali dall’evento Volta. UNICA modalità di ritiro è una comunicazione via email con topic: “RITIRO / WITHDRAWAL Volta 2026” specificando il nome dell’iscritto, il link al profilo sul sito www.ilvolta.com ed eventuali note.

2. Si considera “ritiro” la decisione di un partecipante iscritto di non prendere parte all’evento dopo aver regolarmente inviato la propria richiesta di partecipazione. Il ritiro può essere giustificato o ingiustificato, a seconda delle circostanze e delle modalità di comunicazione.

3. È considerato giustificato il ritiro motivato da cause di forza maggiore, come malattia, emergenze personali, impedimenti familiari o lavorativi sopraggiunti improrogabili, purché comunicato tempestivamente all’organizzazione attraverso i canali ufficiali. In tali casi, il ritiro non comporta alcuna conseguenza organizzativa e sarà registrato come comportamento corretto e rispettoso.

4. È considerato giustificato, e non richiede alcuna motivazione, il ritiro comunicato entro e non oltre il 19 dicembre 2025. Oltre tale data, ogni ritiro dovrà essere adeguatamente motivato per essere considerato giustificato.

5. È considerato ingiustificato il ritiro non comunicato, comunicato tardivamente, o privo di motivazioni plausibili. Tale condotta rappresenta una mancanza di affidabilità e un pregiudizio per la corretta organizzazione dell’evento, poiché impedisce il buon svolgimento dell’evento e ostacola la logistica generale. I ritiri ingiustificati possono essere annotati internamente e valutati ai fini della selezione per le edizioni successive.

6. L’organizzazione si riserva di valutare caso per caso la natura e le circostanze del ritiro, distinguendo tra situazioni inevitabili e mancanze di comunicazione o rispetto. L’obiettivo non è punitivo, ma volto a tutelare la serietà e l’impegno collettivo che contraddistinguono l’evento Volta.

7. Ogni partecipante è invitato a comunicare con la massima tempestività eventuali variazioni della propria disponibilità a partecipare, anche qualora non si tratti di un ritiro definitivo. La comunicazione chiara e tempestiva è considerata segno di rispetto verso l’organizzazione e la comunità dell’evento.

Art. 10 – Quota contributiva e modalità di pagamento

1. La partecipazione a Volta 2026 prevede il versamento di una quota contributiva, il cui importo è stabilito annualmente dall’organizzazione e pubblicato sul portale ufficiale www.ilvolta.com. Tale contributo è finalizzato esclusivamente a coprire le spese logistiche, di gestione e di supporto tecnico dell’evento.

2. Sono previste le seguenti quote contributive:

• Partecipanti (fotografi, cosplayer, videomaker) € 39,00
• Assistenti registrati € 32,00

Modalità di pagamento e le scadenze sono specificati sul portale www.ilvolta.com nella sezione dedicata all’iscrizione all’evento edizione 2026.

3. La quota è personale e richiesta a titolo contributivo; non è previsto rimborso in caso di rinuncia o ritiro successivo alla conferma della partecipazione, salvo diverse disposizioni comunicate ufficialmente dall’organizzazione in casi eccezionali (es. annullamento dell’evento per cause di forza maggiore).

4. Il versamento del contributo dovrà essere effettuato esclusivamente tramite i sistemi di pagamento indicati sul portale ufficiale (quali PayPal, bonifico bancario o altre modalità elettroniche sicure), entro i termini specificati nella comunicazione di ammissione. Le istruzioni dettagliate per il pagamento, compresi i riferimenti bancari o i link dedicati, saranno fornite via email a ciascun partecipante ammesso e saranno consultabili in qualsiasi momento nell’area riservata del portale.

5. Il mancato versamento entro la scadenza comporterà l’esclusione automatica del partecipante e la decadenza del diritto di partecipazione. Il posto reso disponibile non sarà riassegnato, come specificato all’Art. 5, punto 6.

6. La ricevuta o conferma di pagamento (rilasciata dal sistema utilizzato) costituirà prova definitiva dell’avvenuta registrazione e dovrà essere conservata dal partecipante fino al termine dell’evento. In fase di accredito presso l’Info Point, potrà essere richiesta l’esibizione di tale documentazione.

Art. 11 – Organizzazione e gestione degli appuntamenti

1. La pianificazione degli appuntamenti tra fotografi, videomaker e cosplayer avviene tramite il sistema di booking ufficiale disponibile sul portale www.ilvolta.com. Il sistema costituisce lo strumento riconosciuto dall’organizzazione per la gestione, la tracciabilità e il coordinamento di tutti gli incontri durante la manifestazione.

2. Ogni partecipante dispone, all’interno del proprio profilo, di un’agenda digitale in cui può inserire, visualizzare e confermare appuntamenti. Il sistema consente inoltre ai cosplayer di indicare per ciascun giorno dell’evento i costumi o personaggi che prevedono di utilizzare, così da agevolare la scelta dei fotografi e ottimizzare la programmazione dei set.

3. L’utilizzo del sistema di booking è richiesto a tutti i partecipanti e rappresenta una condizione essenziale per la partecipazione all’evento. La registrazione degli appuntamenti consente di coordinare al meglio l’accesso alle location, evitare sovrapposizioni e garantire un corretto svolgimento.

4. Pur lasciando piena libertà ai partecipanti di accordarsi in autonomia per date, orari e location, tali accordi devono comunque essere registrati o confermati tramite il portale. Gli appuntamenti non presenti nel sistema non potranno essere riconosciuti dall’organizzazione né ricevere supporto logistico.

5. Il portale integra un servizio di messaggistica interna che consente di comunicare in modo rapido e tracciabile con i propri interlocutori. È responsabilità di ciascun partecipante mantenere aggiornata la propria agenda, segnalare eventuali variazioni e consultare regolarmente le comunicazioni inviate dall’organizzazione.

6. L’organizzazione mette a disposizione dei partecipanti una mappa interattiva delle location ufficiali, accessibile attraverso:

• Il portale www.ilvolta.com, nell’area riservata ai partecipanti ammessi
• Un link diretto a Google Maps, che verrà fornito via email ai partecipanti selezionati e pubblicato nel gruppo Facebook “Volta Communications 2026”

La mappa è integrata con Google Drive, permettendo di accedere a gallerie fotografiche dettagliate di ciascuna location, realizzate preventivamente dall’organizzazione per fornire un’anteprima accurata degli spazi, delle ambientazioni e delle caratteristiche distintive di ogni luogo. Queste immagini conoscitive sono uno strumento fondamentale per la pianificazione dei set fotografici e per la scelta delle location più adatte ai personaggi e ai progetti dei partecipanti. Si raccomanda a tutti i partecipanti di consultare attentamente la mappa e le relative gallerie fotografiche prima di pianificare gli appuntamenti, al fine di ottimizzare la gestione dei tempi e degli spostamenti.

7. Lo staff tecnico del Volta è a disposizione per risolvere eventuali problematiche legate al funzionamento del sistema di booking. Eventuali disservizi o anomalie devono essere segnalati tramite l’apposito modulo di contatto presente sul portale.

8. Spostamenti e logistica tra le location I partecipanti sono responsabili dell’organizzazione degli spostamenti tra le diverse location dell’evento utilizzando mezzi propri. L’organizzazione non fornisce servizi di trasporto tra le location e non può farsi carico di accompagnare i partecipanti ai set concordati. In considerazione delle difficoltà di movimento legate ai costumi e alle attrezzature, si raccomanda ai fotografi e ai cosplayer di coordinarsi preventivamente per gli spostamenti, tenendo presente che i costumi di cosplay possono limitare la mobilità e richiedere particolare attenzione durante i trasferimenti. È essenziale pianificare con attenzione i tempi di spostamento tra una location e l’altra, consultando la mappa interattiva disponibile sul portale, al fine di evitare ritardi che potrebbero compromettere il corretto svolgimento dei set successivi o causare disagi ad altri partecipanti. La puntualità e il rispetto degli orari concordati sono considerati elementi fondamentali della collaborazione tra i partecipanti.

Art. 12 – Organizzazione delle coppie e gestione degli appuntamenti

1. I partecipanti hanno la possibilità di iscriversi e partecipare in coppia, intendendo per coppia due fotografi o due cosplayer che desiderano condividere la propria esperienza all’interno dell’evento. La partecipazione in coppia deve essere dichiarata al momento della candidatura sul portale ufficiale e approvata dall’organizzazione.

2. I membri di una coppia potranno pianificare set fotografici sia insieme sia individualmente, nel rispetto delle regole generali dell’evento e delle disponibilità indicate sul portale. Tuttavia, non è consentito che entrambi i membri della coppia prendano appuntamenti contemporanei in orari sovrapposti. Ad esempio, se il membro 1 della coppia (cosplayer o fotografo) ha fissato un appuntamento in un determinato orario, il membro 2 potrà fissarne un altro solo in un orario differente.

3. Tale regola ha lo scopo di garantire un’organizzazione fluida e di evitare sovrapposizioni che possano generare ritardi, disguidi o ostacoli alla gestione logistica delle location.

4. Tutti i partecipanti, singoli o in coppia, sono tenuti a utilizzare esclusivamente il sistema di appuntamenti ufficiale integrato nel portale per la programmazione dei set fotografici. L’uso di tale sistema è obbligatorio e costituisce requisito essenziale per la partecipazione.

5. Gli accordi presi attraverso canali esterni (chat private, social o altre piattaforme) non saranno riconosciuti dall’organizzazione e resteranno sotto la piena responsabilità dei partecipanti coinvolti.

6. Per agevolare la pianificazione e la logistica, il portale mette a disposizione una mappa interattiva delle location, corredata da foto illustrative e informazioni sugli accessi e i tempi di spostamento, così da favorire un’organizzazione efficiente e rispettosa delle regole.

7. L’organizzazione raccomanda la massima puntualità e collaborazione nel rispetto degli appuntamenti fissati, valorizzando così il tempo e l’impegno di tutti i partecipanti e dei colleghi di coppia.

SEZIONE C – DURATA E PROGRAMMA DELL’EVENTO

Art. 13 – Durata e calendario ufficiale

• L’evento Volta 2026 si svolgerà nei giorni 8, 9 e 10 maggio 2026, con possibilità di accreditamento anticipato a partire dal pomeriggio di giovedì 7 maggio 2026 ore 15.00 presso l’Info Point ufficiale a Palazzo Gonzaga, Via Beata Paola Montaldi, 15-1, 46049 Volta Mantovana MN.

Le giornate ufficiali dell’evento avranno il seguente programma indicativo:

• Giovedì 7 maggio
  • Ore 15.00 – Apertura Info Point, accreditamento anticipato e distribuzione badge di partecipazione.
  • Ore 20.30 – Vi aspettiamo all’Info Point per far festa insieme! Presso le scuderie potete già trovare la Tana!
• Venerdì 8 maggio – Prima giornata ufficiale di shooting
  • Ore 09.00: Apertura INFO POINT. Qui si potrà procedere subito con l’accredito, e ai partecipanti e agli accompagnatori verranno consegnati i badge di partecipazione.
  • Ore 09.30: inizio ufficiale dell’evento e apertura di tutte le aree presidiate.
  • Ore 20.30: Vi aspettiamo tutti all’info point per concludere in bellezza e in compagnia la bellissima giornata!
• Sabato 9 maggio – Seconda giornata ufficiale di shooting e attività collaterali.
  • Ore 09.00: Apertura INFO POINT ed accesso alle locations.
  • Ore 21.00: Cena. Vi aspettiamo tutti all’info point per concludere in bellezza e in compagnia la bellissima giornata.
• Domenica 10 maggio – Foto di gruppo ufficiale, attività di chiusura e conclusione evento.
  • Ore 09.00: apertura INFO POINT ed accesso alle locations.
  • Ore 12.00: Raduno presso le scuderie di Palazzo Gonzaga per la sfilata e la foto di gruppo! È un momento IMPORTANTE dell’evento per l’organizzazione, e a TUTTI i partecipanti all’evento è richiesta la partecipazione! Inoltre per l’occasione le locations sottoposte a controllo da parte dei nostri volontari saranno chiuse per permettere loro di partecipare alla foto di gruppo.
  • Ore 19.30: Raduno di fine evento nella sede principale di Palazzo Gonzaga.

I partecipanti sono tenuti a organizzare la propria presenza in modo da poter rispettare gli orari indicati e partecipare alle attività programmate. In caso di impedimenti o ritardi significativi, è obbligatorio avvisare l’organizzazione tramite il portale o i canali ufficiali.

Art. 14 – Accredito e badge di partecipazione

1. Tutti i partecipanti e gli assistenti regolarmente registrati devono effettuare la procedura di accreditamento prima di prendere parte all’evento. L’accredito consiste nella registrazione presso l’Info Point ufficiale e nel ritiro del badge nominale di riconoscimento.

2. Il badge è personale e non cedibile. Deve essere indossato in modo visibile per tutta la durata dell’evento e in tutte le aree riservate ai partecipanti. La mancata esposizione del badge può comportare l’allontanamento temporaneo o, nei casi più gravi, la sospensione della partecipazione. Regola derogata per i cosplayers durante i set fotografici.

3. In caso di smarrimento o danneggiamento del badge, il partecipante dovrà richiederne immediatamente la sostituzione, se possibile, all’Info Point, fornendo un documento di identità valido.

4. Il badge potrà riportare un colore o codice identificativo in base alla categoria del partecipante (cosplayer, fotografo, assistente o organizzazione) per agevolare la gestione logistica.

5. Gli assistenti dovranno anch’essi essere registrati e muniti di badge specifico, rilasciato dall’organizzazione previa verifica dell’iscrizione.

Art. 15 – Partecipazione e momenti ufficiali

1. La foto di gruppo ufficiale, prevista per la giornata di domenica 10 maggio 2026 alle ore 12.00, rappresenta uno dei momenti più significativi dell’intero evento. La partecipazione è fortemente consigliata e fortemente desiderata dall’organizzazione, in quanto simbolo dell’unità, della collaborazione e del valore umano che contraddistingue Volta. È auspicato che tutti i partecipanti prendano parte a questo momento collettivo, salvo impedimenti reali e documentati comunicati preventivamente all’organizzazione.

2. La partecipazione alle riunioni informative, briefing o incontri organizzativi eventualmente programmati è raccomandata, poiché finalizzata a garantire un flusso ordinato di informazioni e una migliore coordinazione tra i partecipanti.

3. I partecipanti si impegnano a rispettare le tempistiche degli spostamenti tra le location e a collaborare con i volontari e lo staff. Ogni ritardo o assenza ingiustificata che causi disagi organizzativi potrà comportare richiami o limitazioni temporanee all’accesso delle location.

4. È vietato permanere nelle aree dell’evento oltre gli orari comunicati dall’organizzazione, salvo specifica autorizzazione o attività ufficiali ancora in corso.

5. Eventuali attività promozionali, dimostrative o di gruppo non ufficialmente inserite nel programma dovranno essere comunicate e approvate dall’organizzazione, per motivi di sicurezza e coordinamento.

Art. 16 – Comportamento e rispetto delle location

1. Le locations messe a disposizione per l’evento Volta 2026 sono beni di rilevanza storica, artistica e culturale. Ogni partecipante è tenuto a comportarsi con il massimo rispetto verso tali luoghi e verso il personale che li gestisce. L’organizzazione non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali danni a persone o cose derivanti da comportamenti imprudenti o dall’inosservanza delle indicazioni fornite. L’accesso alle location è consentito esclusivamente ai partecipanti e ai loro assistenti in possesso del badge di riconoscimento.

2. È severamente vietato modificare, spostare o alterare in qualsiasi modo arredi, oggetti, strutture o elementi presenti nelle location dell’evento, senza previa autorizzazione del personale dell’organizzazione o del personale addetto alla sorveglianza del sito. Tale disposizione si applica anche a elementi temporanei quali scenografie, sedute, illuminazioni o altri materiali presenti nei luoghi concessi. Ogni partecipante è tenuto a mantenere l’integrità e la disposizione originaria degli ambienti, attenendosi scrupolosamente alle istruzioni fornite dallo staff. Qualsiasi violazione sarà considerata grave infrazione del regolamento e potrà comportare l’allontanamento immediato del responsabile, oltre al risarcimento dei danni arrecati, come previsto dall’Art. 20 – Responsabilità personali e patrimoniali.

3. Le location messe a disposizione durante l’evento possono essere soggette a modifiche di orario, accessibilità o disponibilità, dovute a esigenze tecniche, meteo o a decisioni delle amministrazioni locali. L’organizzazione si impegna a comunicare tempestivamente ogni variazione tramite i canali ufficiali (portale, gruppo Facebook “Volta Communications” o Telegram). Tuttavia, ogni partecipante è tenuto a verificare regolarmente la mappa ufficiale sul portale, dove eventuali aggiornamenti e variazioni verranno riportati in tempo reale. Il mancato aggiornamento personale da parte del partecipante non potrà essere considerato motivo di reclamo o giustificazione per ritardi o disguidi.

4. È fatto assoluto divieto di:

• spostare, toccare o utilizzare elementi d’arredo, opere o strutture presenti nelle location;
• appoggiarsi o salire su monumenti, statue, balaustre, cancelli o muri;
• utilizzare materiali, strumenti o scenografie non autorizzati che possano danneggiare superfici o ambienti;
• lasciare rifiuti o materiali di scarto.

5. L’utilizzo di fumogeni o altri effetti speciali è consentito solo all’aperto, in aree autorizzate e con la presenza di un estintore o di adeguate misure di sicurezza. L’uso di fiamme libere o materiali infiammabili è espressamente vietato ai partecipanti in qualsiasi location

6. L’organizzazione si riserva il diritto di allontanare immediatamente chiunque violi tali norme o adotti comportamenti pericolosi, irrispettosi o dannosi per il patrimonio pubblico o privato.

7. I partecipanti sono inoltre tenuti a rispettare la quiete pubblica e a mantenere un comportamento decoroso anche nelle aree esterne alle location, poiché ogni loro azione contribuisce all’immagine complessiva dell’evento.

8. Uso di location esterne non ufficiali L’utilizzo di location esterne non incluse nell’elenco ufficiale pubblicato sul portale www.ilvolta.com non è vietato, ma avviene esclusivamente sotto la piena responsabilità dei partecipanti coinvolti. L’organizzazione non si assume alcuna responsabilità per danni, incidenti, infortuni o problematiche di qualsiasi natura che possano verificarsi in luoghi non compresi tra quelli ufficialmente approvati o gestiti dallo staff dell’evento. In tali casi, non è consentito presentare i materiali fotografici o video come realizzati nell’ambito dell’evento Volta, né utilizzare loghi o tag ufficiali per contenuti prodotti al di fuori delle location autorizzate.

9. Qualsiasi violazione o irregolarità può essere notificata allo staff presente o all’Info Point situato a Palazzo Gonzaga, Via Beata Paola Montaldi, 15-1, 46049 Volta Mantovana MN.

Art. 17 – Oggetti di scena, attrezzature speciali e materiali consentiti

1. Sono consentiti oggetti di scena inoffensivi e non deterioranti (es. repliche sceniche non funzionali, props leggeri). Oggetti che possano sporcare, graffiare o danneggiare superfici richiedono autorizzazione preventiva.

2. Repliche di armi devono essere inerti (senza parti taglienti o meccanismi attivi). È vietato maneggiare repliche in modo da generare allarme o pericolo. Lo staff può effettuare controlli e interdire l’uso non conforme.

3. Treppiedi, stativi, softbox e accessori voluminosi sono ammessi se non intralciano passaggi e non arrecano danni. In spazi interni o stretti lo staff può limitare tali attrezzature per motivi di sicurezza o capienza.

4. Fumogeni: solo all’aperto, in aree consentite, con estintore a portata e rispetto delle indicazioni dello staff. Fiamme libere, scintille, laser potenti: sono severamente vietati salvo specifica autorizzazione scritta.

Art. 18 – Attività conviviali e aree comuni

1. Oltre alle attività fotografiche, Volta 2026 prevede la presenza di spazi dedicati alla convivialità e al ritrovo, concepiti per favorire il dialogo, la socializzazione e la costruzione di nuove collaborazioni tra i partecipanti. Tali momenti rappresentano una parte essenziale dello spirito dell’evento e sono incoraggiati dall’organizzazione.

2. L’INFO POINT e gli spazi conviviali saranno situati nelle Scuderie di Palazzo Gonzaga, Via Beata Paola Montaldi, 15-1, 46049 Volta Mantovana MN.

3. Le aree conviviali potranno includere:

• punti ristoro e aree relax;
• spazi per incontri informali tra cosplayer, fotografi e staff;
• eventuali attività di gruppo non fotografiche (aperitivi, cene o eventi serali) promosse dall’organizzazione o autorizzate ufficialmente.

4. Tutti i partecipanti sono tenuti a mantenere in queste aree un comportamento rispettoso e decoroso, nel pieno spirito del Codice Etico Comportamentale (Art. 4). In particolare, è richiesto di:

• evitare comportamenti molesti, eccessivamente rumorosi o inopportuni;
• rispettare il personale e gli altri ospiti presenti;
• mantenere ordine e pulizia negli spazi condivisi.

5. Le attività conviviali sono da intendersi come momenti di aggregazione spontanea e libera, che non sostituiscono le attività fotografiche ma le completano, rafforzando il senso di appartenenza alla comunità di Volta.

6. L’organizzazione potrà stabilire orari, regole d’accesso o limiti di capienza per tali aree in base alle esigenze logistiche e di sicurezza. Ogni partecipante è tenuto a rispettare le indicazioni fornite dallo staff preposto.

Art. 19 – Info Point, emergenze e oggetti smarriti

1. L’Info Point costituisce il riferimento per accreditamento, assistenza e segnalazioni. Orari e contatti sono pubblicati sul portale.

2. In caso di emergenza attenersi immediatamente alle indicazioni dello staff e, se del caso, delle autorità preposte. Numeri e protocolli sono indicati sul portale e presso l’Info Point.

3. Gli oggetti rinvenuti vanno consegnati all’Info Point. L’organizzazione facilita la riconsegna ma non risponde di beni smarriti o incustoditi.

SEZIONE D – DIRITTI, OBBLIGHI E RESPONSABILITÀ

Art. 20 – Diritti d’autore e utilizzo delle immagini

1. Tutte le immagini, i video e i materiali prodotti durante l’evento Volta 2026 restano di proprietà degli autori che li hanno realizzati (fotografi o videomaker), fatti salvi i diritti di immagine e di utilizzo dei soggetti ritratti.

2. L’uso delle immagini realizzate durante l’evento è libero per entrambe le parti (fotografo e cosplayer) nei contesti social, pubblici e non commerciali, purché nel rispetto reciproco e con l’indicazione dell’autore e dell’evento Volta 2026. In caso di uso commerciale, di qualunque natura, è richiesto un accordo esplicito tra le parti coinvolte, che dovrà essere documentato in forma scritta o tracciabile.

3. Al momento dell’accredito presso l’Info Point, tutti i partecipanti sono tenuti a consegnare la liberatoria fotografica debitamente compilata e firmata, quale requisito indispensabile per il rilascio del badge di partecipazione. Tale liberatoria regolamenta l’uso delle immagini realizzate durante l’evento, stabilendo diritti e doveri di fotografi, cosplayer e videomaker in merito alla pubblicazione, condivisione e utilizzo del materiale fotografico e video prodotto. Il modulo di liberatoria viene inviato via email a ciascun partecipante in fase di conferma dell’ammissione ed è inoltre disponibile in qualsiasi momento per il download sul portale ufficiale www.ilvolta.com. Copie della liberatoria sono inoltre disponibili presso l’Info Point per chiunque ne facesse richiesta. La mancata consegna della liberatoria compilata e firmata impedisce la partecipazione all’evento.

4. Logo, tag e riconoscimento dell’evento Tutti i partecipanti sono tenuti, nel pubblicare immagini o video realizzati durante Volta 2026, a riconoscere esplicitamente l’evento attraverso: l’utilizzo del logo ufficiale “Il Volta” fornito dall’organizzazione, oppure l’indicazione chiara e visibile della dicitura “realizzato durante Il Volta 2026”, accompagnata dai tag ufficiali e dai riferimenti ai Comuni patrocinanti e ai partner indicati dall’organizzazione nei canali ufficiali. L’applicazione del logo o dei tag ha finalità esclusivamente promozionali e di riconoscimento dell’evento, e non incide sui diritti d’autore delle opere pubblicate. Il mancato rispetto di questa disposizione potrà essere considerato come inadempienza nei confronti delle norme di partecipazione.

5. Tag e crediti delle location I partecipanti sono tenuti, nella pubblicazione di immagini o video realizzati durante l’evento, ad apporre i tag e i crediti delle location utilizzate, secondo le indicazioni fornite dall’organizzazione tramite i canali ufficiali (portale www.ilvolta.com, gruppo Facebook “Volta Communications” o comunicazioni email).
Tali crediti possono includere: tag dei profili social ufficiali delle location, menzione dei Comuni o degli enti proprietari, hashtag dedicati o riferimenti specifici richiesti dai gestori dei luoghi.
Nel caso in cui per una specifica location non vengano forniti tag dedicati dall’organizzazione, i partecipanti potranno fare riferimento ai tag generali dell’evento (#ilvolta, #volta2026, @ilvolta) e al tag del Comune di Volta Mantovana, assicurando comunque visibilità al territorio e al contesto in cui si svolge l’evento.
Il riconoscimento delle location è di fondamentale importanza per la continuità e la sostenibilità dell’evento. I proprietari e i gestori delle location storiche, artistiche e paesaggistiche che generosamente mettono a disposizione i propri spazi per Volta si aspettano legittimamente un ritorno in termini di visibilità e promozione attraverso i canali social dei partecipanti. Tale visibilità rappresenta spesso l’unica forma di compenso e riconoscimento per la collaborazione offerta, e contribuisce a rafforzare il rapporto di fiducia e collaborazione con l’organizzazione, garantendo la possibilità di accedere anche nelle edizioni future a location di pregio.
La mancata applicazione dei tag e dei crediti richiesti, sebbene non comporti sanzioni immediate, potrà essere valutata negativamente dall’organizzazione ai fini della partecipazione alle edizioni successive dell’evento.
L’elenco completo delle location con i relativi tag, crediti e indicazioni specifiche sarà reso disponibile ai partecipanti ammessi tramite il portale e i gruppi ufficiali dell’evento.

6. Le parti si impegnano a:

• utilizzare le immagini solo in modo rispettoso e coerente con lo spirito dell’evento;
• non alterare o diffondere contenuti che possano ledere l’immagine o la reputazione di altri partecipanti;
• concordare preventivamente qualsiasi utilizzo professionale, promozionale o a scopo di lucro delle immagini prodotte.

7. Le immagini e i video realizzati durante Volta potranno essere utilizzati liberamente per scopi personali, artistici o promozionali, purché non abbiano finalità commerciali dirette. Ogni uso commerciale (vendita, sponsorizzazione, campagne pubblicitarie, merchandising, ecc.) richiede il consenso scritto di tutte le parti coinvolte.

8. L’organizzazione potrà utilizzare, senza compenso e in forma non esclusiva, immagini o video forniti dai partecipanti per fini promozionali e documentativi dell’evento (siti web, social network, brochure o materiali istituzionali), nel pieno rispetto dei crediti e dei diritti d’autore.

Art. 21 – Impegno e correttezza nella consegna del materiale fotografico

1. I fotografi e i videomaker partecipanti si impegnano a consegnare ai cosplayer ritratti una selezione delle immagini realizzate durante l’evento entro un periodo massimo di otto mesi dalla conclusione della manifestazione. Tale tempistica non è intesa in modo rigidamente sanzionatorio, ma rappresenta un impegno di correttezza e rispetto verso i colleghi e verso lo spirito collaborativo dell’evento. L’organizzazione invita tutti i partecipanti a garantire la consegna nei tempi previsti come segno di serietà professionale. Ritardi ingiustificati o ripetuti potranno tuttavia essere oggetto di valutazione negativa ai fini dell’ammissione alle edizioni successive o di segnalazione interna all’organizzazione.

2. In presenza di accordi diretti e documentati tra fotografo e cosplayer, l’organizzazione potrà considerare valide eventuali tempistiche di consegna differenti da quelle indicate. È tuttavia indispensabile che tali accordi siano concordati tra le parti in modo chiaro e tracciabile, prima durante o dopo l’evento. La trasparenza e la comunicazione tra i partecipanti sono considerate elementi essenziali per garantire un clima di fiducia e collaborazione coerente con i valori dell’evento Volta.

3. Le immagini consegnate devono essere in formato digitale, in qualità adeguata per la pubblicazione online o per la stampa personale. Il numero minimo di scatti consegnati per ogni sessione è lasciato alla discrezionalità delle parti e ai loro accordi reciproci, stabiliti in modo chiaro prima o durante lo shooting.

4. I cosplayer potranno utilizzare tali immagini esclusivamente per fini personali e di autopromozione (social network, portfolio, mostre, contest non a scopo di lucro), con l’obbligo di citare l’autore e l’evento Volta 2026.

5. L’organizzazione potrà richiedere ai fotografi una selezione rappresentativa degli scatti realizzati, al fine di valorizzare l’evento attraverso i propri canali ufficiali. Tale richiesta non comporta trasferimento di diritti né obblighi economici.

6. La mancata consegna delle immagini entro il termine stabilito, senza giustificato motivo, potrà influire negativamente sulla valutazione del partecipante per le edizioni future dell’evento.

Art. 22 – Impegno dei cosplayer e standard di qualità

1. I cosplayer ammessi a Volta 2026 si impegnano a partecipare con serietà, affidabilità e rispetto verso fotografi, organizzazione e immagine dell’evento. Ogni partecipante deve mantenere uno standard qualitativo e comportamentale coerente con il livello artistico mostrato nel portfolio inviato per la selezione.

2. I costumi presentati all’evento devono riflettere, per cura, rifinitura e attenzione ai dettagli, un livello pari o superiore a quello del materiale di candidatura. Sono da evitare costumi incompleti, improvvisati o di qualità visibilmente inferiore rispetto a quanto mostrato nel portfolio, poiché ciò comprometterebbe l’equilibrio e la credibilità dell’evento.

3. Ogni partecipante è tenuto a garantire una presentazione accurata trucco, parrucca, accessori e interpretazione, nel rispetto del tempo e del lavoro dei fotografi. L’impegno e la serietà nella preparazione del proprio costume costituiscono parte essenziale dell’etica dell’evento. Comportamenti superficiali o mancanza di coerenza con il livello dichiarato potranno comportare richiami o l’esclusione dalle edizioni successive.

4. Volta promuove la libertà creativa e la crescita artistica personale, ma richiede da ogni partecipante correttezza, dedizione e responsabilità. Ogni cosplayer contribuisce con il proprio impegno al mantenimento della qualità, del rispetto e del prestigio collettivo dell’evento.

Art. 23 – Divieti e limitazioni d’uso

1. È vietata la realizzazione o la pubblicazione di immagini che contengano nudità, contenuti erotici o scene di natura sessuale, anche parziale o implicita. Tali contenuti sono contrari ai principi etici e al decoro dell’evento e comporteranno l’immediata espulsione e l’esclusione dalle edizioni successive.

2. È vietato utilizzare le immagini dell’evento in contesti che possano offendere, denigrare o ledere l’immagine dei soggetti ritratti, dell’organizzazione o dei Comuni patrocinanti.

3. Divieto di compensi o prestazioni retribuite L’evento Volta è fondato su collaborazione, condivisione e libera espressione artistica. È pertanto vietato ricevere, offrire o richiedere compensi, pagamenti o altre forme di remunerazione per servizi fotografici, video o attività realizzate durante l’evento e all’interno delle location ufficiali.

4. È consentita la suddivisione trasparente delle spese vive (quali spostamenti, materiali, location, costumi o noleggi, servizi), purché in forma trasparente e non lucrativa. Ma ogni forma di pagamento per prestazioni artistiche o tecniche è vietata. L’organizzazione si riserva di intervenire con richiami o provvedimenti disciplinari nei confronti dei soggetti che violino tale norma, fino all’esclusione dalle edizioni future.

5. È vietato l’utilizzo delle immagini di Volta per scopi politici, religiosi o di propaganda di qualsiasi natura.

6. Qualsiasi violazione delle presenti disposizioni comporterà l’immediata esclusione dall’evento e potrà dar luogo, se del caso, a segnalazione alle autorità competenti per violazione dei diritti d’immagine o d’autore.

Art. 24 – Minori, liberatorie e tutele

1. I minori NON sono ammessi all’evento.

2. Nel caso di minori ammessi come assistenti o accompagnatori si richiede consenso scritto di chi esercita la responsabilità genitoriale; eventuali liberatorie specifiche saranno rese disponibili sul portale.

3. Ritratti di minori. Fotografi e videomaker sono tenuti a verificare la presenza di liberatoria prima di realizzare e diffondere contenuti che ritraggono minori anche se non partecipanti.

Art. 25 – Responsabilità personali e patrimoniali

1. Ogni partecipante è responsabile dei propri atti, comportamenti e attrezzature per tutta la durata dell’evento. L’organizzazione non risponde di danni, furti o smarrimenti di materiali, salvo comprovata responsabilità diretta.

2. In caso di danni arrecati a strutture, beni, persone o materiali appartenenti a terzi o all’organizzazione, il partecipante responsabile sarà tenuto al risarcimento integrale del danno, secondo le modalità stabilite dalla legge. Qualora il danno sia arrecato a beni di proprietà dei Comuni o degli enti ospitanti, il partecipante si impegna a rispondere direttamente di eventuali richieste di rimborso o risarcimento avanzate dai soggetti proprietari o gestori delle location. Analogamente, eventuali danni o violazioni causati da un assistente ricadranno sotto la responsabilità diretta del partecipante che lo ha iscritto, fatto salvo il diritto dell’organizzazione di adottare ulteriori provvedimenti disciplinari.

3. I partecipanti sono tenuti a mantenere un comportamento prudente e rispettoso anche al di fuori delle attività fotografiche, in quanto ogni azione personale concorre alla reputazione complessiva dell’evento.

4. In caso di controversie, la competenza territoriale è individuata nel Foro di Mantova, fatto salvo il diritto dell’organizzazione di agire in altra sede qualora necessario.

SEZIONE E – ASSISTENTI, ACCOMPAGNATORI E STAFF

Art. 26 – Assistenti dei fotografi e dei cosplayer

1. Ogni partecipante può essere affiancato da uno o più assistenti, fino ad un massimo di tre per i partecipanti singoli e quattro per le coppie, che collaborino in modo diretto alle attività fotografiche o di supporto logistico. Gli assistenti possono svolgere funzioni operative quali il trasporto dell’attrezzatura, la gestione della luce, l’assistenza al cosplayer o al fotografo, e ogni altro supporto tecnico necessario allo svolgimento dei set fotografici. Gli assistenti non possono sostituirsi ai partecipanti nella realizzazione degli scatti fotografici o nell’interpretazione dei personaggi.

2. Gli assistenti devono essere espressamente registrati tramite l’apposito form disponibile nel profilo del partecipante sul portale www.ilvolta.com. Il versamento della quota dovrà essere completato entro i termini indicati dall’organizzazione sul form di iscrizione. L’accesso all’evento senza regolare registrazione e pagamento non sarà consentito.

3. Ogni assistente regolarmente registrato riceverà un badge nominale personale che ne consente l’accesso a tutte le aree dell’evento, comprese le location private o presidiate, limitatamente alle attività in cui opera il partecipante principale. Il badge deve essere indossato in modo visibile per tutta la durata dell’evento.

4. L’organizzazione si riserva la facoltà di non accettare o revocare la registrazione di un assistente qualora sussistano precedenti episodi di comportamento non conforme al regolamento o segnalazioni relative a condotte problematiche in edizioni precedenti. Tale decisione verrà presa con discrezione e nell’interesse della serenità e del buon andamento dell’evento.

5. Gli assistenti sono soggetti alle stesse regole di condotta previste dal presente regolamento, in particolare a quanto stabilito dal Codice Etico Comportamentale (Art. 4). Qualsiasi comportamento scorretto o in violazione delle norme comporterà l’immediato ritiro del badge e l’allontanamento dall’evento.

6. L’assistente opera sotto la piena responsabilità del partecipante che lo accompagna, il quale risponde di eventuali danni, infrazioni o condotte inappropriate commesse dal proprio assistente.

Art. 27 – Accompagnatori

1. Gli accompagnatori sono persone che partecipano all’evento esclusivamente come supporto personale o di compagnia ai partecipanti, senza alcun ruolo operativo e senza prendere parte alle attività fotografiche o organizzative.

2. Gli accompagnatori non sono soggetti a registrazione sul portale, non versano alcuna quota contributiva e non ricevono badge identificativo. Possono tuttavia accedere liberamente alle aree pubbliche e conviviali dell’evento (quali l’Info Point, le scuderie di Palazzo Gonzaga e gli spazi dedicati alla socialità), nel rispetto delle regole di sicurezza e delle indicazioni fornite dallo staff.

3. Gli accompagnatori non hanno accesso alle location private o presidiate e non possono partecipare attivamente ai set fotografici. Per il supporto operativo durante gli shooting è necessaria la registrazione come assistente, secondo quanto previsto dall’Art. 21.

4. Sebbene non vi sia un limite numerico formale al numero di accompagnatori, l’organizzazione invita cortesemente i partecipanti a valutare con attenzione e moderazione il numero di persone da coinvolgere, al fine di preservare un ambiente sereno, gestibile e rispettoso per tutti. Un numero eccessivo di accompagnatori può infatti compromettere la fruibilità degli spazi comuni e l’esperienza complessiva dell’evento.

5. Anche se non registrati, gli accompagnatori sono tenuti a rispettare tutte le regole di condotta e di comportamento previste per i partecipanti e gli assistenti, in particolare il Codice Etico Comportamentale (Art. 4). In caso di comportamenti scorretti o non conformi, l’organizzazione potrà disporre l’allontanamento immediato dell’accompagnatore e, se necessario, adottare provvedimenti nei confronti del partecipante collegato.

6. È responsabilità del partecipante assicurarsi che i propri accompagnatori siano informati sulle norme del presente regolamento e ne rispettino integralmente i contenuti.

7. L’organizzazione si riserva la facoltà di limitare temporaneamente l’accesso alle aree conviviali in caso di sovraffollamento o per motivi di sicurezza, capienza o gestione logistica.

8. Gli accompagnatori sono invitati a mantenere un atteggiamento discreto e rispettoso, evitando di interferire con lo svolgimento delle sessioni fotografiche o con le attività ufficiali dell’evento.

Art. 28 – Staff, volontari e collaboratori

1. Lo staff organizzativo di Volta 2026 è composto da personale designato dall’Associazione Obiettivo Cosplay, affiancato da volontari e collaboratori che operano sotto la diretta supervisione dell’organizzazione.

2. Lo staff ha il compito di garantire la sicurezza, il coordinamento e la corretta esecuzione di tutte le attività. Le indicazioni fornite dal personale dello staff devono essere rispettate da tutti i partecipanti, compresi assistenti e accompagnatori, senza eccezioni.

3. I volontari e i collaboratori operano su base non retribuita e sono selezionati dall’organizzazione in base a competenza, affidabilità e disponibilità. Tutti sono tenuti al rispetto del presente regolamento e di un codice di condotta interno, che prevede obblighi di riservatezza, correttezza e imparzialità.

4. Gli appartenenti allo staff sono autorizzati a:

• fornire indicazioni operative e regolamentari ai partecipanti;
• segnalare comportamenti o infrazioni che compromettano la serenità dell’evento;
• intervenire, se necessario, per sospendere o interrompere attività che violino il regolamento o le norme di sicurezza.

5. Lo staff e i volontari possono richiamare all’ordine partecipanti, assistenti o accompagnatori in caso di comportamenti inappropriati, o richiedere l’intervento diretto dell’organizzazione. Le loro segnalazioni verranno gestite con riservatezza e costituiranno riferimento ufficiale per eventuali provvedimenti.

6. È vietato ai partecipanti rivolgersi in modo aggressivo, offensivo o irrispettoso nei confronti dei membri dello staff o dei volontari. Qualsiasi comportamento di questo tipo comporterà un richiamo formale immediato e, nei casi più gravi, l’allontanamento dall’evento.

7. Lo staff potrà essere identificato tramite badge o abbigliamento distintivo e avrà libero accesso a tutte le aree dell’evento per esigenze di servizio, incluse le zone operative riservate ai partecipanti, agli assistenti e agli accompagnatori.

Art. 29 – Strutture ricettive convenzionate

1. L’organizzazione di Volta 2026 ha attivato una rete di collaborazioni con strutture ricettive e ristorative situate nelle immediate vicinanze delle location dell’evento. Tali strutture hanno scelto di riservare disponibilità in via prioritaria ed esclusiva ai partecipanti di Volta 2026, mantenendo tali posti liberi e non rendendoli prenotabili attraverso i comuni canali online (quali Booking.com, Airbnb, o altri portali di prenotazione).

2. L’elenco completo delle strutture convenzionate, comprensivo di: Nome e tipologia della struttura (hotel, B&B, agriturismo, ristorante, etc.), Indirizzo e contatti diretti, Distanza dalle location principali dell’evento, Eventuali note o caratteristiche distintive sarà reso disponibile esclusivamente ai partecipanti ammessi all’evento, tramite comunicazione nel gruppo privato facebook “Volta Communications 2026”

3. Le prenotazioni presso le strutture convenzionate devono essere effettuate direttamente dai partecipanti, contattando le strutture attraverso i recapiti forniti nell’elenco ufficiale. Al momento della prenotazione, è necessario specificare esplicitamente di essere partecipanti a Volta 2026, al fine di accedere alla disponibilità riservata.

4. L’organizzazione raccomanda vivamente ai partecipanti di dare priorità alle strutture convenzionate per i seguenti motivi:

• Vicinanza strategica alle location dell’evento, che facilita gli spostamenti e riduce i tempi di trasferimento
• Disponibilità garantita e riservata, mantenuta appositamente per i partecipanti di Volta e non offerta al pubblico generale attraverso i portali online
• Supporto indiretto all’evento, in quanto queste strutture scelgono di collaborare con l’organizzazione rinunciando a una parte della loro visibilità online per favorire i partecipanti
• Esperienza condivisa con altri membri della community di Volta, che facilita la socializzazione e rafforza il senso di appartenenza all’evento

5. L’organizzazione non si assume alcuna responsabilità in merito alla qualità dei servizi offerti dalle strutture convenzionate, ai costi applicati, alle condizioni di prenotazione o ad eventuali disguidi. Il rapporto contrattuale si instaura esclusivamente tra il partecipante e la struttura prescelta. Tuttavia, l’organizzazione si rende disponibile a raccogliere eventuali segnalazioni o feedback per migliorare la rete di collaborazioni nelle edizioni future.

6. Le strutture convenzionate non sono obbligatorie. I partecipanti restano liberi di scegliere qualsiasi altra sistemazione, anche al di fuori dell’elenco fornito. Tuttavia, considerato il numero crescente di partecipanti e l’alta affluenza turistica nella zona durante il periodo di maggio, si raccomanda di provvedere alla prenotazione con il massimo anticipo possibile.

7. L’elenco delle strutture convenzionate può subire variazioni, integrazioni o modifiche in qualsiasi momento, a discrezione dell’organizzazione o delle strutture stesse. Eventuali aggiornamenti saranno comunicati tempestivamente tramite il gruppo Facebook “Volta Communications 2026”.

8. L’organizzazione desidera esprimere gratitudine e riconoscimento alle strutture convenzionate che, attraverso questa collaborazione, contribuiscono concretamente alla realizzazione di Volta 2026 e al benessere dei partecipanti.

SEZIONE F – NORME FINALI E CLAUSOLE GENERALI

Art. 30 – Accettazione del regolamento

1. L’iscrizione al portale www.ilvolta.com, la candidatura alla selezione o la partecipazione all’evento comportano l’accettazione integrale e incondizionata del presente Regolamento da parte del partecipante, dei suoi eventuali assistenti e accompagnatori.

2. L’accettazione del Regolamento implica il riconoscimento della piena autorità dell’organizzazione in merito alla gestione dell’evento, all’interpretazione delle norme e all’applicazione delle misure disciplinari previste.

3. Nessuna deroga o eccezione alle disposizioni del presente Regolamento potrà essere considerata valida se non espressamente autorizzata per iscritto dall’organizzazione.

Art. 31 – Modifiche e aggiornamenti

1. L’organizzazione si riserva il diritto di modificare, integrare o aggiornare in qualunque momento il presente Regolamento, qualora ciò si renda necessario per motivi organizzativi, logistici o normativi.

2. Ogni aggiornamento sarà pubblicato sul portale ufficiale e comunicato tramite i canali ufficiali dell’evento (sito, email o gruppo Facebook Volta Communications). Le nuove disposizioni entreranno in vigore automaticamente alla data di pubblicazione, salvo diversa indicazione.

3. I partecipanti sono tenuti a verificare periodicamente la versione più recente del Regolamento. La continuazione della partecipazione all’evento dopo la pubblicazione di un aggiornamento costituisce accettazione implicita delle modifiche apportate.

Art. 32 – Cause di forza maggiore e sospensioni

1. In caso di eventi imprevisti o di forza maggiore (quali calamità naturali, emergenze sanitarie, condizioni meteorologiche gravi, atti normativi o decisioni delle autorità), l’organizzazione potrà sospendere, rinviare o annullare l’evento, anche senza preavviso.

2. In tali casi, l’organizzazione potrà, a propria discrezione:

• proporre un rinvio a nuova data;
• mantenere valide le iscrizioni per l’edizione successiva;
• o prevedere eventuali forme di rimborso parziale, compatibilmente con le risorse disponibili.

3. I partecipanti riconoscono che tali circostanze non dipendono dalla volontà dell’organizzazione, che pertanto non potrà essere ritenuta responsabile per eventuali costi, danni o disagi derivanti dalla sospensione o variazione dell’evento.

Art. 33 – Comunicazioni ufficiali

1. Tutte le comunicazioni ufficiali tra i partecipanti e l’organizzazione devono avvenire esclusivamente tramite:

• il portale www.ilvolta.com;
• l’indirizzo email ufficiale indicato sul sito;
• i gruppi privati Volta Communications e Volta Free Talks (per avvisi e aggiornamenti generali).

2. Qualsiasi comunicazione o informazione proveniente da canali non ufficiali non potrà essere considerata valida o vincolante.

3. L’organizzazione si impegna a utilizzare i canali sopra elencati per garantire trasparenza, tempestività e tracciabilità nelle informazioni.

Art. 34 – Reclami e segnalazioni

1. Eventuali reclami o segnalazioni riguardanti l’evento Volta 2026, i servizi forniti, comportamenti non conformi al regolamento o situazioni problematiche possono essere presentati dai partecipanti, dagli assistenti o da qualsiasi altra persona coinvolta nell’evento.

2. Durante lo svolgimento dell’evento, i reclami e le segnalazioni possono essere presentati direttamente presso l’Info Point situato a Palazzo Gonzaga, Via Beata Paola Montaldi, 15-1, 46049 Volta Mantovana MN, dove il personale dell’organizzazione sarà disponibile per ricevere comunicazioni e fornire assistenza immediata.

3. I reclami e le segnalazioni possono essere inviati anche via email all’indirizzo ilvolta.com@gmail.com, indicando obbligatoriamente nell’oggetto del messaggio: “RECLAMO / COMPLAINT Volta 2026” Tale modalità è disponibile sia durante l’evento sia successivamente alla sua conclusione.

4. Ogni reclamo o segnalazione deve contenere le seguenti informazioni:

• Nome e cognome del denunciante e relativo ruolo (partecipante, assistente, etc.)
• Recapito email o telefonico per eventuali comunicazioni di risposta
• Descrizione dettagliata e accurata della situazione denunciata
• Data, ora e luogo in cui si è verificato l’episodio
• Nomi e ruoli delle persone coinvolte o testimoni, se disponibili
• Motivazione del reclamo e, se del caso, richiesta specifica di intervento
• Eventuale documentazione a supporto (foto, screenshot, testimonianze)

5. Tutti i reclami e le segnalazioni ricevuti saranno trattati con la massima riservatezza e confidenzialità da parte dell’organizzazione. I dati forniti saranno utilizzati esclusivamente per le finalità di gestione del reclamo e non saranno divulgati a soggetti terzi non coinvolti nella risoluzione della questione, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy.

6. L’organizzazione si impegna a esaminare ogni reclamo con attenzione, imparzialità e serietà, garantendo una risposta entro un termine massimo di 10 giorni lavorativi dalla data di ricezione. In caso di reclami particolarmente complessi o che richiedano accertamenti approfonditi, l’organizzazione potrà comunicare tempestivamente al denunciante l’eventuale necessità di un tempo aggiuntivo per la valutazione.

7. L’organizzazione si riserva il diritto di adottare provvedimenti immediati o differiti nei confronti dei soggetti coinvolti in comportamenti oggetto di reclamo, secondo quanto previsto dal presente regolamento e in particolare dall’Art. 4 (Codice Etico Comportamentale).

8. Le segnalazioni anonime potranno essere prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate e circostanziate. L’organizzazione si riserva la facoltà di valutare discrezionalmente la fondatezza e l’attendibilità di tali comunicazioni.

9. L’organizzazione incoraggia tutti i partecipanti a segnalare tempestivamente qualsiasi situazione problematica, al fine di garantire un ambiente sicuro, rispettoso e sereno per tutti.

Art. 35 – Contatti ufficiali

1. Per qualsiasi comunicazione con l’organizzazione di Volta 2026, i partecipanti, i candidati e chiunque sia interessato all’evento possono utilizzare i seguenti canali ufficiali:

2. Indirizzo email generale: ilvolta.com@gmail.com Per garantire una gestione efficiente delle comunicazioni, è obbligatorio indicare nell’oggetto del messaggio uno dei seguenti topic, a seconda della natura della richiesta:

• “RITIRO / WITHDRAWAL Volta 2026” – Per comunicare la rinuncia alla partecipazione all’evento (vedi Art. 8-bis)
• “RECLAMO / COMPLAINT Volta 2026” – Per presentare reclami o segnalazioni riguardanti l’evento, i servizi forniti o comportamenti non conformi (vedi Art. 28)
• “SUPPORTO REGISTRAZIONE / REGISTRATION SUPPORT Volta 2026” – Per segnalare problemi tecnici durante la fase di iscrizione o registrazione al portale
• “INFORMAZIONI / INFO Volta 2026” – Per richieste di informazioni generali sull’evento

3. Form di contatto sul sito web È disponibile un modulo di contatto dedicato all’indirizzo: www.ilvolta.com/contattaci Questo strumento può essere utilizzato per richieste di informazioni generali, chiarimenti sul regolamento, problemi tecnici con il portale o qualsiasi altra comunicazione non urgente.

4. Indirizzo email per la privacy: privacy@ilvolta.com Per richieste relative al trattamento dei dati personali, all’esercizio dei diritti previsti dal GDPR (accesso, rettifica, cancellazione dei dati) o per chiarimenti sull’Informativa Privacy, utilizzare esclusivamente questo indirizzo.

5. Info Point durante l’evento Durante lo svolgimento di Volta 2026, il punto di riferimento principale per qualsiasi comunicazione, assistenza o segnalazione è l’Info Point situato presso Palazzo Gonzaga, Via Beata Paola Montaldi, 15-1, 46049 Volta Mantovana MN. Gli orari di apertura dell’Info Point saranno comunicati nel programma ufficiale dell’evento (Art. 11).

6. Portale ufficiale: www.ilvolta.com Il portale costituisce il canale principale per la gestione delle iscrizioni, la consultazione delle informazioni, la pianificazione dei set fotografici, l’accesso alla mappa interattiva delle location e la messaggistica tra partecipanti. Tutti gli aggiornamenti ufficiali, le comunicazioni dell’organizzazione e le modifiche al regolamento saranno pubblicati sul portale.

7. Gruppi Facebook privati (riservati ai partecipanti ammessi)

• Volta Communications 2026 – Gruppo ufficiale per comunicazioni e avvisi dell’organizzazione (iscrizione obbligatoria)
• Volta Free Talks 2026 – Gruppo dedicato al confronto e alla libera comunicazione tra i partecipanti (iscrizione fortemente consigliata) I link di accesso a questi gruppi saranno inviati esclusivamente ai partecipanti selezionati tramite email di conferma dell’ammissione.

8. Tempi di risposta L’organizzazione si impegna a rispondere alle comunicazioni ricevute via email o tramite form nel più breve tempo possibile e comunque entro:

• 20 giorni lavorativi per richieste di informazioni generali
• 10 giorni lavorativi per reclami e segnalazioni (Art. 28)
• 3 giorni lavorativi per problemi tecnici urgenti di registrazione (durante il periodo di iscrizione)

In caso di richieste particolarmente complesse o durante periodi di alta affluenza (es. apertura iscrizioni, comunicazione selezioni), i tempi potrebbero subire lievi ritardi, di cui verrà data tempestiva comunicazione.

9. Comunicazioni non ufficiali Si ricorda che le comunicazioni provenienti da canali diversi da quelli sopra elencati (messaggi privati sui social network personali, gruppi non ufficiali, etc.) non possono essere considerate vincolanti per l’organizzazione. Per qualsiasi questione ufficiale, utilizzare esclusivamente i contatti indicati nel presente articolo.

Art. 36 – Foro competente e disposizioni finali

1. Per ogni controversia relativa all’interpretazione o all’applicazione del presente Regolamento sarà competente in via esclusiva il Foro di Mantova, salvo diversa disposizione di legge.

2. L’organizzazione potrà, se necessario, intraprendere azioni legali in altra sede quando ciò sia richiesto dalla natura dei fatti o per tutelare i propri diritti.

3. Qualora una o più disposizioni del presente Regolamento fossero dichiarate invalide o inefficaci, le restanti clausole rimarranno pienamente valide e vincolanti.

4. Il presente Regolamento entra in vigore dalla data di pubblicazione ufficiale sul portale www.ilvolta.com e resta valido fino all’approvazione della versione successiva.

5. Il regolamento è stato scritto in lingua Italiana, e nel rispetto delle leggi e normative Italiane attualmente vigenti, la versione inglese fa comunque riferimento alla versione corretta italiana.